Online ETIKETA

24.08.2020

Množstvo aktivít a komunikácie sa postupne presúva do online prostredia. Uplynulé obdobie opatrení proti šíreniu ochorenia COVID-19 sa nieslo v znamení teleworkingu a virtuálnych stretnutí a ešte zintezívnilo naše digitálne interakcie. Pripravili sme preto pre vás niekoľko užitočných postrehov, ako aj pri online práci dodržiavať takt a ohľaduplnosť.

VIETE, ČO JE NETIQUETTE?
Ide o novorvar označujúci pravidlá pri používaní internetu. Je to teda net etiquette, internetová etiketa.

1. Pozor na písmenká
Pri komunikácii cez správy a maily je samozrejmosťou bezchybná gramatika. Vyhýbajte sa tiež nadmernému používaniu veľkých písmen, ktoré v písanom jazyku vyvolávajú podobné emócie, akoby ste pri rozhovore kričali. Ak chcete niečo zvýrazniť, použite radšej tučné písmo, bold, inú farbu alebo výkričník. Stačí jeden. Prehnané používanie výkričníkov, otáznikov či bodiek môže narušiť zrozumiteľnosť textu. A hoci je ponuka emotívnych ikoniek skutočne široká, skúste odolať. Už síce neplatí, že do profesionálnej komunikácie striktne nepatria, treba ich však využívať rozumne a vhodne. Povolený je maximálne jeden smajlík, a aj to len v prípade, že ste si istí, že to druhá strana prijme. Vhodné je vyvarovať sa ich používania, a ak emotikony použije klient prvý, nastaví tak normu a vtedy ich môžete zaradiť do komunikácie aj vy.

2. Opatrne s humorom a so sarkazmom
Vtip môže ostať v štádiu pokusu, predovšetkým ak sa oň snažíte cez messenger alebo pri telekonferencii. Uvedomte si, že niektoré nuansy komunikácie sa ťažko prenášajú v digitálnom prostredí. Druhá strana nemusí správne zachytiť tón vášho hlasu, mimiku či gesto, ktoré vašu výpoveď dokresľujú.

3. Dbajte na dobrý zjav pri virtuálnych stretnutiach
Všetci poznáme vtipné videá, na ktorých sa biznismen v obleku omylom zdvihne pri virtuálnom meetingu zo stoličky a zrazu všetci jeho kolegovia vidia, že miesto oblekových nohavíc má len spodky. Prípadne ako otcovi do pracovne vtrhnú deti počas toho, keď nakrúca živý televízny vstup. Nuž, aj takéto situácie prináša práca z domu, no cieľom je takýmto situáciám zamedziť. Nájdite si pokojné pracovné miesto, na ktorom vás nebude nikto a nič rušiť. Ak máte telekonferenciu, dbajte na svoj zjav a nezabudnite na pozadie – váš náprotivok vidí aj do miestnosti za vami.

4. Odbúrajte ruchy
Pri telefonátoch, konferenčných hovoroch či virtuálnych stretnutiach je dôležité sa dobre počuť. Okrem rýchleho internetu vám k dobrému porozumeniu pomôže, ak zamedzíte akýmkoľvek rušivým zvukom a šumom. Možno je lákavé písať si poznámky priamo do počítača, no ťukanie do klávesnice môže váš
mikrofón zachytávať príliš citlivo a vášho komunikačného partnera to bude rušiť. Netreba azda zdôrazňovať, že akékoľvek jedenie, pitie či žutie žuvačky je vylúčené. Dobrým zvykom je tiež vypnúť svoj mikrofón – dať ho do režimu mute –, ak práve nehovoríte. Pri virtuálnych stretnutiach viacerých ľudí môže
byť lákavé venovať sa inej činnosti, ak sa práve od vás žiadny príspevok nevyžaduje, no rovnako ako počas klasickej porady je neslušné čítať si správy v mobile, ani pri virtuálnej porade by ste sa nemali dívať inam než do obrazovky, ani odchádzať od počítača.

5. Buďte dochvíľni
Skôr znamená načas, načas je už neskoro. Uvedomte si, že tak ako na presun na reálnu schôdzku potrebujete nejaký čas, aj pri digitálnych stretnutiach si musíte nachystať zariadenie, pripojiť sa, všetko otestovať. Nechajte si na to dosť času a vždy sa na virtuálne stretnutie pripravte radšej niekoľko minút
vopred. Ak si začnete v momente, keď ste už mali byť pripojení, sťahovať a inštalovať aplikáciu, prípadne zistíte, že vám nejde internet alebo vypadol mikrofón, už ste to nestihli.

6. Zlaďte sa
Keď si dohadujete virtuálny meeting, dajte ľuďom vedieť, cez aký nástroj sa budete pripájať, aby sa mohli aj oni nachystať. Dobré je takisto dohodnúť si čas začiatku a konca, ako aj agendu, ktorú budete preberať. Keď dáte druhej strane možnosť pripraviť sa, zvyšujete svoje šance na úspešný a efektívny priebeh.

7. Pozor na prezentáciu na sociálnych sieťach
Hoci máte len súkromný profil, uvedomte si, že si vás ľudia môžu vyhľadať, vidieť vaše fotografie a komentáre. Vyhýbajte sa preto expresívnej či príliš konfrontačnej komunikácii a všetky súkromné posty nezabudnite označiť ako určené len pre vašich blízkych priateľov.

8. Odpovedajte včas
Whatsappové správy, maily, messenger, správy v mobile – je toho veľa. Slušnosť však káže reagovať v realistickom intervale, ideálne do jedného dňa. Ak dostanete požiadavku, na ktorú potrebujete viac času, dajte vedieť, že ste ju zachytili a pracujete na tom. Ak nebudete dlho odpovedať, druhá strana nadobudne dojem, že nemáte záujem, nie ste zodpovední ani spoľahliví.

9. Čarovné slovíčka stále platia
Dobrý deň a dovidenia. Ďakujem a prosím. Je lákavé „vypáliť“ do messengera správu in medias res, no nezabúdajme ani na elementárnu slušnosť. Vypisovať litánie či slohové práce nemusíte, nie je to ani žiaduce, no pozdrav a poďakovanie ľudia vždy ocenia.

10. Diakritika áno či nie?
V dnešnej dobe je už všeobecne akceptovateľné, ak píšete správy či maily bez diakritiky. Najmä ak ich ťukáte do mobilných zariadení, je to skrátka rýchlejšie a efektívnejšie. Keď však píšete dôležitý e-mail, oslovujete nového klienta či inú významnú osobu, diakritiku by ste mali používať. Nehovoriac o tom, že niektorí ľudia sú už takí zvyknutí písať bez diakritiky, že ju úplne vylúčia zo svojho písomného prejavu – a nakoniec im chýbajú dĺžne a mäkčene aj v prílohe s podkladmi, a to už prijateľné nie je.