Etiketa na internete – Netiketa

20.05.2016

Momentálne sa nachádzame v dobe, keď prevažná väčšina komunikácie prebieha elektronickou formou, či už prostredníctvom mailov, telefonických správ, alebo sociálnych sietí. Tieto spôsoby komunikácie sa postupom času stali neoddeliteľnou súčasťou nášho súkromného i pracovného života. Aj pri elektronickej komunikácii je preto dôležité osvojiť si základné pravidlá etikety. Tá internetová je známa aj pod názvom netiketa.

Momentálne sa nachádzame v dobe, keď prevažná väčšina komunikácie prebieha elektronickou formou, či už prostredníctvom mailov, telefonických správ, alebo sociálnych sietí. Tieto spôsoby komunikácie sa postupom času stali neoddeliteľnou súčasťou nášho súkromného i pracovného života. Aj pri elektronickej komunikácii je preto dôležité osvojiť si základné pravidlá etikety. Tá internetová je známa aj pod názvom netiketa.

Netiketa, teda etické správanie na internete, sa zaoberá viacerými oblasťami súvisiacimi s komunikáciou prostredníctvom internetu. Či už ide o písanie blogov, komunikáciu na sociálnych sieťach, alebo písanie mailov. Práve mailová komunikácia je súčasťou každodennej práce každého spolupracovníka a to, akým spôsobom sa realizuje, môže výrazným spôsobom ovplyvniť celkový dojem klienta či obchodného partnera.

Pravidlá netikety

1. Je potrebné, aby ste dodržiavali všetky pravidlá slušnosti platné v bežnom živote. Keďže si danú mailovú správu človek môže prečítať viackrát, je veľmi dôležité, aby ste používali správne zvolené slová.

2. Nesmiete zabudnúť na to, že na druhej strane sa nachádza tiež človek. To, čo by ste človeku nepovedali priamo do očí, by ste nemali napísať ani do mailovej správy.

3. Dbajte na pravopis. Aj keď mnohí z nás nepoužívajú diakritiku, je dôležité, aby aspoň pravopis bol správny.

4. Používajte správne oslovenie. Nie každý je váš kamarát a mnohých z prijímateľov ste ešte osobne nestretli.

5. Pri osobnom stretnutí nám okrem ústnej komunikácie pomáha taktiež reč nášho tela. Je dôležitou súčasťou dorozumievania, lebo nám umožňuje vyjadriť naše myšlienky a postoje jednoznačnejšie (pohybom, gestikuláciou, rozdielnym tónom, farbou hlasu). Pri komunikácii cez telefón už prenos myšlienok nie je taký jednoznačný, avšak stále si vieme pomôcť zmenami v hlase. Spomínané prostriedky však nemožno využiť pri internetovej komunikácii. Preto si mnohí z nás ani neuvedomujú, aké podstatné je dbať na to, aby náš odkaz bol čo najviac jednoznačný a aby prijímateľ presne pochopil, čo sme sa snažili komunikovať.

6. Ak ste omylom dostali správu, ktorá nebola adresovaná vám, zachovajte sa tak, ako by ste chceli, aby sa zachoval niekto iný, komu bola mylne doručená vaša správa.

7. Keďže žijeme vo svete, v ktorom je čas mimoriadne cenný, nepíšte zbytočne dlhé maily. Miesto toho sa sústreďte na podstatu svojej správy.

8. Rešpektuje súkromie iných a nevyžadujte od niekoho odpoveď v neskorých večerných alebo naopak v skorých ranných hodinách.

9. Buďte trpezliví. Ak nedostanete okamžitú odpoveď, uvedomte si, že možno človek na druhej strane momentálne nemá priestor na komunikáciu a ozve sa vám, keď bude môcť. Pamätajte, že podobná situácia sa môže stať aj vám, keď ste napríklad na školení alebo mítingu a nie ste momentálne schopní reagovať na požiadavky odosielateľa. V tomto prípade je dôležité reagovať aspoň krátkou správou o tom, že vám bola správa doručená a že sa s odosielateľom skontaktujete hneď, ako to bude možné.

10. Nezahlcujte druhých zbytočnými správami. Denne pracujúci človek dostane množstvo mailov a nemá potrebný čas, aby venoval pozornosť každému z nich. Preto sa môže ľahko stať, že vaše maily, ak neobsahujú podstatnú a dôležitú informáciu, môžu skončiť v takzvanom koši. A nabudúce, keď budete potrebovať komunikovať niečo dôležité, čitateľ si už vašu správu neprečíta.

11. Odpúšťajte chyby druhým. Aj vy ste mali obdobie, keď ste začínali, preto nereagujte hneď výsmešne alebo so zlosťou.

12. Nerozosielajte reťazové listy a poplašné správy (hoax). Ak ste dostali vy takúto správu, upozornite daného adresáta, že takéto správanie nie je vhodné.

13. Ľudia často mylne predpokladajú, že ich pracovné e-maily slúžia aj na súkromnú komunikáciu. Ak využívate e-mail pod hlavičkou spoločnosti, mali by ste ho používať len na pracovné účely.

14. Pri dlhšej neprítomnosti v práci by ste si mali v poštovom klientovi nastaviť momentálnu neprítomnosť s informáciou, kedy sa budete môcť svojim mailom opäť venovať. Zabránite tak nedorozumeniu a prijímateľ bude vedieť, kedy budete opäť pracovne dostupní.

15. Pravidelne kontrolujte obsah svojej schránky, aby sa vám nestalo, že ste prehliadli nejakú podstatnú správu.

16. Keďže žijeme v dynamickej dobe, mnohí z nás používajú frázu ASAP (as soon as possible) na dennej báze. Toto slovné spojenie by ste mali používať výhradne v nevyhnutných prípadoch, keď je rýchla odpoveď skutočne potrebná. Ak používate toto spojenie často, pre prijímateľa vašich správ môže stratiť význam a do budúcna na toto slovné spojenie nebude prihliadať s vážnosťou.

17. Neposielajte citlivé informácie prostredníctvom mailu. Uvedomte si, že to, čo napíšete, môže byť verejne známe a mohli by ste tým uškodiť sebe, ale aj ľuďom vo svojom okolí.

18. Vyhýbajte sa vyžiadaniu si potvrdenia prijatia správy. Považuje sa to totiž za zásah do súkromia prijímateľa.

19. Tvrdiť, že ste správu „nedostali“, nie je najšťastnejšou voľbou. V dnešnej dobe je totiž oveľa ľahšie vystopovať cestu elektronickej správy.

20. Tak ako oslovenie, aj podpis v mailovej správe je veľmi dôležitý. Pri pracovnej komunikácii je nevyhnutné, aby ste mali podpis nastavený v súlade s dizajn manuálom spoločnosti. Na lepšiu ilustráciu uvádzame vzor podpisu, ktorý by mali používať všetci spolupracovníci PARTNERS GROUP SK.